Mitä integraatio tarkoittaa?

Integraatio on yksi niistä sanoista, jotka kuulostavat teknisiltä, mutta tarkoittavat käytännössä hyvin arkista asiaa. Integraatio tarkoittaa tiedon siirtämistä paikasta toiseen ilman, että kenenkään tarvitsee tehdä sitä käsin. 

Ajattele tilannetta, jossa uusi työntekijä aloittaa. Tiedot kirjataan HR-järjestelmään. Sitten samat tiedot näpytellään palkanlaskentaan. Käyttäjätunnukset perustetaan erikseen, ja kulkulupa vielä omaan järjestelmäänsä. Neljä kertaa sama tieto, neljä mahdollisuutta kirjoitusvirheeseen. Integraatio toimii näkymättömänä putkena järjestelmien välillä. Se hoitaa tietojen siirrot puolestasi sinne, missä niitä tarvitaan. Kun tiedot siirtyvät automaattisesti ja samalla tavalla joka kerta, manuaalinen työ vähenee ja asiat menevät kerralla oikein.  

Integraatio on sopimus kahden järjestelmän välillä 

Hieman tarkemmin sanottuna integraatio on järjestelmien välinen yhteys, jossa on sovittu neljä asiaa: mistä tieto haetaan, mitä tietoa siirretään, missä muodossa se siirretään ja milloin se tapahtuu. 

Tuo viimeinen kohta on tärkeämpi kuin moni arvaa. Osa integraatioista käy hakemassa tiedot esimerkiksi joka yö. Osa reagoi heti kun jotain tapahtuu: tilaus syntyy, lasku hyväksytään, tai asiakas päivittää tietonsa. Ero myös näkyy. Odottaako asiakas vastausta sekunteja vai vuorokauden? Ja toisaalta: jumittaako asiakastietojen massasiirto järjestelmiä keskellä työpäivää? 

Käytännössä integraatio harvoin vain kopioi tietoa. Se myös muuntaa sen muotoon, jonka vastaanottava järjestelmä ymmärtää, täydentää siitä puuttuvia tietoja ja tarkistaa, että lopputulos on järkevä. Ja kun jokin menee pieleen (ja joskus menee), hyvin tehty integraatio kertoo siitä itse. Se ei jää odottamaan, että joku huomaa puuttuvat laskut kuukauden päästä.

Miksi tästä puhutaan juuri nyt?

Integraatiot ovat pitkään olleet IT:n sisäinen asia, josta ei juuri puhuta johtoryhmässä. Nyt tilanne on muuttunut. ERP-uudistukset, pilvisiirtymät, automaatio ja tekoälyhankkeet ovat kaikki riippuvaisia siitä, että tieto liikkuu järjestelmien välillä hallitusti. 

Tekoäly on tästä hyvä esimerkki. Se on täsmälleen niin hyvä kuin data, jota sille pystytään tarjoamaan. Jos tieto on hajallaan kymmenessä järjestelmässä eikä liiku niiden välillä, hienoinkin AI-hanke jää kokeiluksi. 

Sotkusta selkeyteen

Yksittäinen integraatio on helppo. Ongelmat alkavat, kun niitä on viisikymmentä. 

Perinteisessä mallissa jokainen järjestelmä kytketään suoraan toiseen, yksi yhteys kerrallaan. Alussa se on nopeaa ja halpaa. Muutaman vuoden päästä kukaan ei enää tiedä, mitä kaikkia yhteyksiä on olemassa, kuka ne on tehnyt ja mihin yhden järjestelmäpäivityksen vaikutukset ulottuvat. Tästä syntyy integraatiovelka: pieni muutos vaatii viikkojen selvitystyön, ja virheen huomaa ensimmäisenä loppukäyttäjä. 

Vaihtoehto on koota tiedonsiirto yhteen hallittuun kokonaisuuteen integraatioalustalle. Silloin yhteydet ovat yhdessä paikassa ja niiden valvonta on keskitettyä. Myös tietoturvaa voidaan hallita yhdenmukaisesti sen sijaan, että jokainen yhteys rakennetaan ja suojataan erikseen. Ja kun järjestelmiä aikanaan vaihdetaan, ei tarvitse pelätä, että koko korttitalo kaatuu. 

Mistä tunnistat, että integraatiot kaipaavat huomiota?

Et tarvitse teknistä taustaa tunnistaaksesi merkit. Riittää, kun mietit näitä: 

• Näkeekö kukaan organisaatiossanne yhdellä silmäyksellä, mitä integraatioita teillä on? 

• Löytyykö niistä ajantasainen dokumentaatio, vai onko se yhden asiantuntijan muistissa? 

• Kuinka kauan kestää arvioida, mihin yksi järjestelmämuutos vaikuttaa? 

• Huomaatteko häiriöt itse, vai kertooko niistä asiakas?

Jos vastaukset mietityttävät, et ole yksin. Useimmissa organisaatioissa integraatioympäristö on rakentunut vuosien varrella pala kerrallaan, ilman että kukaan on koskaan varsinaisesti suunnitellut sitä. 

Integraatio ei ole projekti, vaan kyvykkyys

Tärkein oivallus on tämä: integraatio ei ole kertaluontoinen tekninen suoritus, joka tulee jonain päivänä valmiiksi. Se on osa organisaation kykyä uudistua. Kykyä vaihtaa järjestelmiä, ottaa käyttöön uusia palveluita ja hyödyntää dataa ilman, että jokainen muutos muuttuu omaksi projektikseen. 

Siksi integraatioista kannattaa puhua muuallakin kuin IT-osastolla. 

Mietityttävätkö integraatiot? 

Me Netumilla olemme rakentaneet integraatioratkaisuja yli 20 vuoden ajan sekä julkiselle että yksityiselle sektorille. Autamme kartoittamaan nykytilanteenne ja ehdotamme teille sopivan ratkaisun. Oli kyseessä sitten yksittäinen liittymä tai koko integraatioympäristön haltuunotto. 

Asiakastarinoita tekemistämme integraatioista