Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Netum Oy
Y-tunnus 1100539-2
Yliopistonkatu 58 B
33100 Tampere

Yhteystiedot

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen: tietosuoja(at)netum.fi.

YLEINEN KUVAUS TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖISTÄMME

Netum käsittelee henkilötietoja sovellettavan lainsäädännön, mukaan lukien Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Netum huomioi tietosuojalainsäädännön asettamat vaatimukset kaikessa liiketoiminnassaan ja edellyttää samaa alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan.

Lisäksi Netum perehdyttää ja kouluttaa henkilöstöään tietosuojaa koskevista vaatimuksista ja ohjeistuksista, jotta työntekijät osaavat toimia niiden mukaisesti.

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME JA MIHIN TARKOITUKSEEN?

Henkilötietoja ovat kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot. Netumissa henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat tarkemmin kuvattu jäljempänä.

Työnhakijat

Työnhaku- ja rekrytointiprosessin yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja: hakijan etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi käsitellään seuraavia tietoja siinä laajuudessa, jossa työnhakija itse ne rekrytointiprosessin aikana Netumille luovuttaa: postiosoite ja kotipaikkakunta, koulutus- ja työhistoria, taidot ja ammatillinen osaaminen sekä muut CV:n kautta hakijan jakamat tiedot ja muut hakijan itse antamat tiedot ja liitteet.

Netum tallentaa lisäksi rekrytointiprosessin aikana seuraavat tiedot työnhakijoista tarvittavassa laajuudessa: soveltuvuusarvio hakijan hakemaan tehtävään, hakijan kanssa käyty viestintä, mahdollisten suosittelijoiden antamat tiedot sekä tieto rekrytoinnin etenemisestä ja lopputuloksesta.

Tietoja käytetään rekrytointiprosessissa ja työhakemuksen käsittelyssä, yhteydenpitoa varten sekä mahdollisen perehdytyksen ja työsuhteen aloituksen tukemisessa.

Työnhaku- ja rekrytointiprosessissa henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti vain henkilöltä itseltään. Henkilön suostumuksella tietoja voidaan saada myös muista lähteistä, esimerkiksi henkilön nimeämiltä suosittelijoilta.

Asiakkaat, alihankkijat ja yhteistyökumppanit

Netum voi käsitellä seuraavia asiakkaitaan, alihankkijoitaan tai yhteistyökumppaneitaan koskevia henkilötietoja: etu- ja sukunimi, henkilön asema organisaatiossa, yhteystiedot (sähköpostiosoite ja

puhelinnumero), asiakas- tai kumppaniyrityksen yhteystiedot, henkilön luovuttamat muut tiedot sekä IP-osoite. Tietoja käytetään asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hoitamiseen, asiakaskokemuksen mittaamiseen sekä Netum Oy:n palveluiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen. Tietoja ei käytetä profilointiin, eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Netumin asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hallinnoinnin ja toteuttamisen yhteydessä. Tietoja kerätään myös henkilöltä itseltään, esimerkiksi Netumin järjestämän tilaisuuden ilmoittautumisen tai uutiskirjeen tilauksen yhteydessä tai kun henkilö vierailee Netumin verkkosivustolla.

Muut kontaktit

Mikäli henkilö on yhteydessä Netumiin esimerkiksi tiedustellakseen Netumin palveluista, ilmoittautumalla Netumin järjestämään tapahtumaan tai tilaamalla uutiskirjeen, Netum voi käsitellä seuraavia henkilötietoja siinä laajuudessa kuin on ne henkilöltä itseltään saanut: etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaation nimi yhteystietoineen, henkilön asema, IP-osoite sekä muut annetut tiedot (esimerkiksi LinkedIn-profiilin verkko-osoite).

Tietoja käytetään yhteydenoton tai pyynnön käsittelemiseksi, tapahtumien järjestämiseksi sekä henkilön ja Netumin välistä yhteydenpitoa varten. Lisäksi tietoja käytetään Netumin palveluiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen.

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti henkilöltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan kerätä Netumin verkkosivuston käytön perusteella evästeiden avulla.

MIHIN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY PERUSTUU

Kun Netum käsittelee edellä kuvattuja henkilötietoja edellä määriteltyihin tarkoituksiin, käsittely perustuu ensisijaisesti Netumin oikeutettuun etuun. Käsittelyn perusteena voi olla edellä mainitun sijasta tai lisäksi myös Netumin ja henkilön välisen sopimuksen täytäntöön paneminen, jolloin henkilötietoja käsitellään kyseisessä sopimuksessa määriteltyjen tarkoitusten ja velvoitteiden toteuttamiseksi.

Joissain tapauksissa käsittelyn perusteena voi olla edellä mainittujen sijasta tai lisäksi henkilön itsensä antama suostumus.

KUINKA KAUAN HENKILÖTIETOJA KÄSITELLÄÄN

Netum käsittelee henkilötietoja vain niin kauan kuin käsittelyyn on lakisääteinen oikeus tai velvollisuus. Netum arvioi tallentamiensa henkilötietojen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistaa sellaiset tiedot, jotka eivät ole enää tarpeellisia.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Sinulla on:

· oikeus saada pääsy henkilötietoihisi. Voit pyytää Netumilta vahvistusta siitä, käsitteleekö Netum henkilötietojasi ja jäljennöstä mahdollisista henkilötiedoistasi lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen.

· oikeus henkilötietojen oikaisemiseen ja/tai poistamiseen. Sinulla on oikeus pyytää Netumia oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tai epätäsmälliset henkilötiedot ja lisäksi sinulla on oikeus pyytää Netumia poistamaan sinua koskevat henkilötiedot. Voit toteuttaa näitä oikeuksiasi lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen.

· oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Sinulla on tietyissä määritellyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen.

· oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittelyn perusteena on Netumin oikeutettu etu (esimerkiksi tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin), lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen.

· oikeus saada henkilötietosi siirretyksi toiseen järjestelmään. Sinulla on oikeus saada tietosi Netumilta jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat sähköisessä muodossa ja joiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.

· oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Jos henkilötietojesi käsittelyn perusteena on aikaisemmin antamasi suostumus, voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen, jolloin Netum lopettaa suostumuksen kohteena olleen henkilötietojen käsittelyn.

· oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle. Jos haluat tehdä valituksen siitä, kuinka Netum käsittelee henkilötietojasi, EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

EVÄSTEKÄYTÄNTÖ

Netum käyttää verkkosivustollaan evästeitä helpottamaan sivuston käyttöä. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään myös verkkosivuston käytettävyyden ja käytön analysoimiseksi, käytön seurantaan ja sivuston kehittämiseksi.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Netumilla tietoturvallisuus ja henkilötietojen suojaaminen on järjestetty siten, että henkilötiedot on suojattu luvattomalta pääsyltä ja käsittelyltä sekä lainvastaisesti ja vahingossa tapahtuvalta tuhoamiselta, häviämiseltä tai vahingoittumiselta. Lisäksi teknisiä ja organisatorisia toimia tietojen suojaamiseksi kehitetään jatkuvasti. Tietoturvallisuus ja siihen liittyvä riskienhallinta perustuvat sertifioituun hallintajärjestelmään.

Tietoturvatoiminnan ylläpidosta ja poikkeamien käsittelystä vastaa tietoturvallisuuden johtoryhmä.

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisina ja kaikki käsittelijät ovat sitoutuneet käsiteltävien tietojen salassapitoon sekä noudattamaan tietosuoja- ja tietoturvallisuusohjeistuksia.

Mikäli henkilötietojen käsittelyä ulkoistetaan kolmansille osapuolille, Netum laatii tietosuojalainsäädännön edellyttämät sopimukset kyseisten kolmansien tahojen kanssa varmistaakseen, että henkilötietojen käsittely noudattaa tätä tietosuojaselostetta sekä sovellettavia lakeja, asetuksia ja viranomaismääräyksiä.

TIETOJEN SIIRTO TAI LUOVUTUS EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Netum ei siirrä edellä mainittuja henkilötietoja EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, eikä luovuta niitä kenellekään ulkopuoliselle taholle.

TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITTÄMINEN

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään, kun henkilötietojen käsittelyssä tai sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on saatavilla tällä verkkosivustolla.