Tietosuojaseloste

Päivitetty 09.04.2021

Netum Group Oyj:ssä, johon kuuluu Netum Oy, Netum Integrations Oy ja Netum Service Channel Oy (jäljempänä Netum) henkilötietoja käsitellään sekä suojellaan asetusten ja lakien mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa esitellään ne periaatteet ja toimintatavat, joiden noudattamisesta huolehdimme käsitellessämme henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä

Netum Group Oyj
Y-tunnus 2804021-5
Yliopistonkatu 58 B
33100 Tampere

Yhteystiedot

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen: tietosuoja(at)netum.fi.

YLEINEN KUVAUS TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖISTÄMME

Netum käsittelee henkilötietoja sovellettavan lainsäädännön, mukaan lukien Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Huomioimme tietosuojalainsäädännön asettamat vaatimukset kaikessa liiketoiminnassamme ja edellytämme samaa alihankkijoiltamme sekä muilta yhteistyökumppaneiltamme.

Perehdytämme ja kouluttamme myös henkilöstöämme tietosuojaa koskevista vaatimuksista ja ohjeistuksista, niin että he osaavat toimia niiden mukaisesti.

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME JA MIHIN TARKOITUKSEEN?

Henkilötietoja ovat kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot. Netumissa henkilötietoja kerätään mahdollisimman vähän ja niitä käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat tarkemmin kuvattu jäljempänä.

Työnhakijat

Työnhaku- ja rekrytointiprosessin yhteydessä käsittelemme henkilötietoja kuten hakijan etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi käsittelemme seuraavia tietoja siinä laajuudessa, jossa työnhakija itse ne rekrytointiprosessin aikana Netumille luovuttaa: postiosoite ja kotipaikkakunta, koulutus- ja työhistoria, taidot ja ammatillinen osaaminen sekä muut CV:n kautta hakijan jakamat tiedot ja muut hakijan itse antamat tiedot ja liitteet.

Tallennamme lisäksi tarvittavassa laajuudessa seuraavat tiedot rekrytointiprosessin aikana: mahdollinen soveltuvuusarvio hakijan hakemaan tehtävään, hakijan kanssa käyty viestintä, mahdolliset hakijan suosittelijoiden antamat tiedot sekä tiedot rekrytoinnin etenemisestä ja lopputuloksesta.

Tietoja käytetään rekrytointiprosessissa ja työhakemuksen käsittelyssä, yhteydenpitoa varten sekä mahdollisen perehdytyksen ja työsuhteen aloituksen tukemisessa.

Työnhaku- ja rekrytointiprosessissa henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti vain henkilöltä itseltään. Henkilön suostumuksella tietoja voidaan saada myös muista lähteistä, esimerkiksi henkilön nimeämiltä suosittelijoilta.

Asiakkaat, alihankkijat ja muut yhteistyökumppanit

Netum voi käsitellä seuraavia asiakkaitaan, alihankkijoitaan tai muita yhteistyökumppaneitaan koskevia henkilötietoja: etu- ja sukunimi, henkilön asema organisaatiossa, yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero), asiakas- tai kumppaniyrityksen yhteystiedot, henkilön luovuttamat muut tiedot sekä IP-osoite. Tietoja käytetään asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hoitamiseen, asiakaskokemuksen mittaamiseen sekä Netumin palveluiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen. Keräämme asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja lähtökohtaisesti asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hallinnoinnin ja toteuttamisen yhteydessä. Tietoja kerätään myös henkilöltä itseltään, esimerkiksi Netumin järjestämän tilaisuuden ilmoittautumisen tai uutiskirjeen/tiedotteen tilauksen yhteydessä tai kun henkilö vierailee Netumin verkkosivustolla.

Käsittelemme myös video- tai muuta kuva-aineistoa henkilöistä, jotka liikkuvat tietyillä kameravalvotuilla alueilla Netumin toimitiloissa. Kuva-aineiston yhteyteen tallentuu tapahtumapäivämäärä ja -kellonaika. Kyseisillä alueilla tapahtuvasta kameravalvonnasta kerrotaan kylteillä.

Muut kontaktit

Mikäli henkilö on yhteydessä Netumiin esimerkiksi tiedustellakseen Netumin palveluista, ilmoittautumalla järjestämäämme tapahtumaan tai tilaamalla uutiskirjeen, voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja siinä laajuudessa kuin saamme ne henkilöltä itseltään: etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaation nimi yhteystietoineen, henkilön asema sekä muut mahdolliset annetut tiedot.

Tietoja käytetään yhteydenoton tai pyynnön käsittelemiseksi, tapahtumien järjestämiseksi sekä henkilön ja Netumin välistä yhteydenpitoa varten. Lisäksi käytämme tietoja Netumin palveluiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen.

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti henkilöltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan kerätä Netumin verkkosivuston käytön perusteella evästeiden avulla – lisätietoja selosteen kohdassa Evästeet – sekä markkinointiyhteistyökumppaneidemme tuottamista rekistereistä.

MIHIN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY PERUSTUU

Kun käsittelemme henkilötietoja edellä määriteltyihin tarkoituksiin, käsittely perustuu ensisijaisesti Netumin oikeutettuun etuun ja tietyissä tapauksissa lakisääteiseen velvoitteeseen.

Käsittelyn perusteena voi olla edellä mainitun sijasta tai lisäksi myös henkilön itsensä antama suostumus tai Netumin ja henkilön välisen sopimuksen täytäntöön paneminen, jolloin henkilötietoja käsitellään kyseisessä suostumuspyynnössä/sopimuksessa määriteltyjen tarkoitusten ja velvoitteiden toteuttamiseksi.

KUINKA KAUAN HENKILÖTIETOJA KÄSITELLÄÄN

Käsittelemme henkilötietoja vain niin kauan kuin käsittelyyn on lakisääteinen oikeus tai velvollisuus. Arvioimme tallentamiemme henkilötietojen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme tiedot, jotka eivät ole enää tarpeellisia.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Sinulla on henkilötietoihisi liittyviä oikeuksia – lisätietoja alla - joita voit käyttää ottamalla yhteyttä meihin tietosuoja[at]netum.fi

  • oikeus saada pääsy henkilötietoihisi. Voit pyytää Netumilta vahvistusta siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi ja jäljennöstä mahdollisista henkilötiedoistasi lähettämällä asiaa koskevan pyynnön
  • oikeus henkilötietojen oikaisemiseen ja/tai poistamiseen. Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tai epätäsmälliset henkilötiedot ja lisäksi sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot. Voit toteuttaa näitä oikeuksiasi lähettämällä asiaa koskevan pyynnön.
  • oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Sinulla on tietyissä määritellyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista lähettämällä asiaa koskevan pyynnön
  • oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittelyn perusteena on Netumin oikeutettu etu (esimerkiksi tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin), lähettämällä asiaa koskevan pyynnön
  • oikeus saada henkilötietosi siirretyksi toiseen järjestelmään. Sinulla on oikeus saada tietosi Netumilta jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat sähköisessä muodossa ja joiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.
  • oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Jos henkilötietojesi käsittelyn perusteena on aikaisemmin antamasi suostumus, voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa lähettämällä asiaa koskevan pyynnön
  • oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle. Jos haluat tehdä valituksen siitä, kuinka Netum käsittelee henkilötietojasi, EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

EVÄSTEET

HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Netumilla tietoturvallisuus ja henkilötietojen suojaaminen on järjestetty siten, että henkilötiedot on suojattu luvattomalta pääsyltä ja käsittelyltä sekä lainvastaisesti ja vahingossa tapahtuvalta tuhoamiselta, häviämiseltä tai vahingoittumiselta. Lisäksi kehitämme jatkuvasti teknisiä ja organisatorisia toimia tietojen suojaamiseksi. Tietoturvallisuus ja siihen liittyvä riskienhallinta perustuvat sertifioituun hallintajärjestelmään (ISO/IEC 27001-2013).

Netumin tietoturvatoiminnan johtamisesta ja kehittämisestä vastaa tietoturvallisuuden johtoryhmä. Toiminnan koordinoinnista vastaavat nimetysti tietosuojavastaava ja tietoturvapäällikkö.

Henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisina. Kaikki käsittelijät ovat sitoutuneet käsiteltävien tietojen salassapitoon sekä noudattamaan tietosuoja- ja tietoturvallisuusohjeistuksia.

Mikäli henkilötietojen käsittelyä ulkoistetaan kolmansille osapuolille, Netum laatii tietosuojalainsäädännön edellyttämät sopimukset kyseisten kolmansien tahojen kanssa varmistaakseen, että henkilötietojen käsittely noudattaa tätä tietosuojaselostetta sekä sovellettavia lakeja, asetuksia ja viranomaismääräyksiä.

TIETOJEN SIIRTO TAI LUOVUTUS EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Netum ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, eikä luovuta niitä kenellekään ulkopuoliselle taholle.

Osa palveluprosesseissamme toimivista kumppaneistamme saattaa sijaita joko kokonaan tai osittain EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tällöin varmistamme sopimuksin ja/tai lainsäädännön edellyttämällä tavalla, että mahdollinen henkilötietojen luovutus tai siirto tapahtuu sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti siten, että luovutettavien tai siirrettävien henkilötietojen riittävän tietosuojan taso on varmistettu.

TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITTÄMINEN

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään, kun henkilötietojen käsittelyssä tai sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on saatavilla tällä verkkosivustolla.