Geologian tutkimuskeskus vahvistaa henkilöstön osaamista räätälöidyn tietosuojakoulutuksen avulla – ”Kaikki sujui sovitussa aikataulussa ja hyvällä yhteistyöllä”

Kun tietosuojakoulutus räätälöidään arkeen sopivaksi, toimintatavatkin juurtuvat paremmin. Työn arkea lähellä olevat esimerkit auttavat osallistujia tunnistamaan omasta työstä tilanteita, joissa tietosuoja tulee huomioida.

Geologian tutkimuskeskus GTK on työ- ja elinkeinoministeriön alainen tutkimuslaitos, joka toimii sekä Suomessa että maailmalla. GTK on yksi maailman johtavista geoalan tutkimusorganisaatioista, jonka palvelut nojaavat riippumattomaan tutkimusosaamiseen. Tavoitteena on vauhdittaa siirtymää kestävään, hiilineutraaliin maailmaan.

Netum tuotti GTK:lle syventävän tietosuojakoulutuksen, jonka tavoitteena oli parantaa henkilötietoja käsittelevän henkilöstön ymmärrystä tietosuojasta ja tietoturvasta, sekä varmistaa oikeanlaiset toimintatavat henkilötietojen käsittelyssä.

GTK:n HR-suunnittelija Apollonia Kinnusen mukaan organisaatiossa huomattiin viitteitä koulutuksen tarpeesta useissa eri yhteyksissä, muun muassa erään järjestelmän vaikutustenarvioinnin yhteydessä.

– Lähetimme tarjouspyynnön muutamalle sopivalle toimittajalle ja Netumin tarjous oli vastaanottamistamme hinta-laatusuhteeltaan paras. Tarjouksen sisältö oli selkeä ja juuri meidän tarpeisiimme sopiva, Kinnunen kertoo.

Koulutus räätälöitiin asiakkaan toiveiden mukaiseksi ja toteutettiin kolmen tunnin pituisena etäkoulutuksena.  

Käytännön esimerkeillä konkretiaa kokonaisuuteen

Koulutukseen osallistui organisaation HR:n, taloushallinnon, johdon assistenttien ja esihenkilöiden edustajia. Koulutuksessa käsiteltiin henkilötietoihin kohdistuvien riskien ja tietoturvaloukkausten tunnistamista sekä niihin reagointia. Lisäksi osallistujat perehtyivät henkilötietojen turvalliseen käsittelyyn erilaisissa työympäristöissä ja tilanteissa, tekoälyä unohtamatta.

– Erityisen hyviä olivat käytännön case-esimerkit, joita kouluttaja hyödynsi tuodakseen konkretiaa kokonaisuuteen. Esimerkit oli valikoitu meille tutusta toimintaympäristöstä, eli julkishallinnon piiristä, Kinnunen kuvailee.

Kinnuselle jäi koulutuksesta mieleen erityisesti kouluttajan, Sanni Harjun, mukaansatempaava esiintymistyyli.

– Asiantuntijan osaaminen oli vahvaa ja hänellä oli erityisesti julkishallinnon näkökulma hyvin hallussa. Hän pystyi soveltamaan omaa osaamistaan juuri meidän tarpeisiimme ja osasi esittää asiat mielenkiintoisella tavalla.

Kouluttajana toiminut Sanni Harju työskentelee Netumilla vanhempana tietosuojakonsulttina, ja kokemusta on kerääntynyt vuosien varrella useista tietosuojakoulutuksista.

– Tietosuoja-asioiden omaksuminen etenkin kriittisissä ympäristöissä on äärimmäisen tärkeää. Pykälien ja artikloiden tankkaamisen sijaan panostammekin mieluummin osallistujien aktivointiin rakentamalla koulutuksista osallistavia, ja nostamalla esiin kohderyhmälle osuvia käytännön esimerkkejä, Harju kertoo.

– Vaikka tietosuoja-asiat ovatkin vahvasti sääntelyä ja sen soveltamista, on koulutuksissa hyvä pitää myös pieni pilke silmäkulmassa. Näin tehdään raskaasta aiheesta hieman kevyempää ja helpommin omaksuttavampaa. Tämä todistetusti vahvistaa myös muistijälkeä.

Kinnunen kehuu Netumin kanssa tehtyä yhteistyötä.

– Kaikki sujui sovitussa aikataulussa ja hyvällä yhteistyöllä. Meidän tarpeemme kuultiin koulutuksen suunnittelussa ja toteutus olikin juuri meille räätälöity.

Osaamista ylläpidetään ja kehitetään GTK:ssa myös jatkossa. Koko henkilöstö suorittaa sovituin määräajoin tietosuojan ja tietoturvan verkkokurssit. Asian pitäminen esillä myös sisäisellä viestinnällä koetaan tärkeäksi.