Netum kehitti Oulun yliopistolle tekoälyratkaisun lukujärjestysten tekemiseen – ensimmäinen Suomessa tässä mittakaavassa

Tulevaisuudessa lukujärjestystyö tehostuu merkittävästi, kun kuukausien manuaalinen työ korvataan tekoälyllä. Oulun yliopisto on AI-lukkarin myötä eturintamassa korkeakoulujen tekoälykyvykkyydessä.

Kaksi kertaa vuodessa yli 35 hengen tiimi Oulun yliopistolla työskentelee kolmen kuukauden ajan tulevan lukukauden lukujärjestysten ja opetusvarausten parissa. Lukujärjestysten laatiminen on vaativaa ja työlästä, kertoo suunnittelija Henriikka Leskelä, joka vetää lukujärjestystyöryhmää Oulun yliopiston koulutuksen järjestelmä- ja opintohallinnon palveluissa.

– Tekeminen aloitetaan joka syksy ja kevät alusta; juuri mitään tietoja ei voi kopioida edellisvuodesta, sillä kurssit, opettajat, opiskelijamäärät ja tilatarpeet muuttuvat joka kerta, sanoo Leskelä.

Yliopiston koulutuspalveluiden kehittämispäällikkönä työskentelevä Artturi Roitto kertoo lähitulevaisuuden isojen muutosten vauhdittaneen yliopiston tarttumista tekoälyratkaisuun.

– Opiskelijamäärämme kasvaa jatkuvasti ja tutkinto-ohjelmat muuttuvat. Tilojen käyttötavat ovat murroksessa ja kymmenen vuoden sisällä siirrymme kahdesta kampuksesta yhteen. Lukkarityön automatisointi tuo kaikkiin näihin tilahaasteisiin helpotusta, Roitto sanoo.

Netumin kanssa projekti käynnistettiin keväällä 2025 esiselvityksellä. Siinä arvioitiin, soveltuisiko tekoäly avuksi lukujärjestystyöhön, minkälaisia vaatimuksia se asettaisi datan ja algoritmien suhteen ja mitä toimintatapojen muutoksia tekoälylukkarointi vaatisi yliopistolta.

– Tietopohja on ollut hajanaista, dataa on kerätty eri tavoin ja säilytetty eri paikoissa. Tiedon yhdenmukaistaminen ja harmonisointi on ollut yksi tärkeimpiä tavoitteita tässä projektissa, Roitto kertoo.  

Hiljainen tieto näkyväksi 

Esiselvityksen jälkeen toteutettiin proof of concept -vaihe, jossa Netum kehitti ensimmäisen version AI-lukkarin teknisestä toteutuksesta. Järjestelmään vietiin aitoa kurssidataa, jotta tekninen toteutus vastaisi mahdollisimman tarkasti aitoa lukujärjestystyöskentelyä. Tulokset olivat hyvät, ja seuraava askel otettiin kohti teknistä tuotantoa.  

Netumin AI-ratkaisut-tiimissä johtavana datatieteilijänä työskentelevä Henry Joutsijoki kertoo toteutuksen olevan ensimmäinen näin laajassa mittakaavassa tekoälyä hyödyntävä ratkaisu Suomessa. AI-lukkari on herättänyt paljon kiinnostusta korkeakoulusektorilla.

– Tekoälyratkaisun keskeisimpiä hyötyjä on lukujärjestysten tasapuolistuminen. Tekoäly käyttää puhtaasti sitä dataa, mitä sille on syötetty, mikä tekee lopputuloksesta sekä opiskelijoille että opettajille tasavertaisempaa. Hiljainen tieto lukujärjestysten laatimisesta on AI-lukkarin myötä tullut läpinäkyväksi osaksi lukkarisuunnittelua, Joutsijoki sanoo. 

Vaikutuksiltaan projekti on valtava. Se vaikuttaa paitsi kymmenien lukujärjestyksen suunnittelijoiden ja satojen yliopisto-opettajien työhön, myös kymmeniin tuhansiin opiskelijoihin. Projektipäällikkö Christoffer Brunberg Netumilta kertoo tekoälyratkaisun parantavan datan laatua ja kasvattavan organisaation tekoälykyvykkyyttä.

– Datan yhtenäistäminen on ensisijaista tekoälyratkaisussa, mutta myös organisaation prosessien ja tapojen tarkastelu uudelleen. Tämäntyyppinen projekti tuo asiakkaalle valtavasti uutta ymmärrystä siitä, miten tekoäly voi parhaiten palvella omaa toimintaa, Brunberg sanoo.

Vaativin kymmenes pilotoitu 

Tulevan syyslukukauden lukujärjestyksistä 10 prosenttia on tehty AI-lukkaria hyödyntäen. Vielä on siis matkaa siihen, että tekoäly hoitaisi kokonaan lukujärjestystyön. Pilottiin valittiin kuitenkin työläimmät kurssit lukujärjestyssuunnittelun näkökulmasta.

– Perinteisestikin olemme lukkaroineet kurssit kahdessa osassa; ensin vaativimmat, joissa on esimerkiksi monesta tutkinto-ohjelmasta opiskelijoita tai jotka vaativat tietyn luokkahuoneen. Hypättiin siis kerralla syvään päätyyn, Leskelä sanoo.

Järjestelmää ei ole vielä integroitu Peppiin, eli tilavaraukset on tässä vaiheessa tehty manuaalisesti. Syksyllä Oulun yliopisto käynnistää Netumin kanssa Peppi-integraation rakentamisen, jonka valmistuttua AI-lukkarin todelliset hyödyt ulosmitataan. Roitto suhtautuu varovaisen optimistisesti siihen mahdollisuuteen, että keväällä 2027 AI-lukkari hoitaa teknisen lukujärjestystyön kokonaan.

– Hyppy kymmenestä sataan prosenttiin on kova, mutta koska vaikein työ on jo tehty, voimme saada loput kurssit skaalattua nopeastikin järjestelmään, Roitto sanoo.

– Jatkossa lukkarinsuunnittelijoiden työn luonne muuttuu. Aika- ja tilavarausten kanssa ei enää tarvita ihmiskäsiä yhtä paljon, mutta lähtödatan laatuun on kiinnitettävä entistä enemmän huomiota, Leskelä kuvaa.

Työ on ollut vaativaa, eikä ongelmilta ole vältytty. Leskelä ja Roitto kiittävät Netumin asiantuntijoita joustavuudesta, sitoutumisesta projektiin ja jatkuvasta valmiudesta tehdä parannuksia palautteen perusteella.  

Netumilaisetkin korostavat asiakkaan kanssa yhdessä oppimista näin uuden asian äärellä.

– Olemme aidosti miettineet yhdessä, miten haasteet ratkaistaan. Näin monimutkainen projekti ei tule kerralla valmiiksi, vaan on pitkä prosessi. Tekoälyn käyttöönotto vaatii asiakkaalta paljon oman ajattelumaailman ja asenteiden muuttamista, ja siihen asiakkaalla on ollut hämmästyttävän ennakkoluuloton ote, Joutsijoki sanoo.