IT-varallisuus on yritykselle merkittävä omaisuuserä. Useimmissa organisaatioissa jokaisella työntekijällä on vähintään kaksi teknistä työvälinettä: tietokone ja puhelin. Kun halutaan tietää yrityksen koko IT-omaisuuden arvo juuri nyt, tiedon hankkiminen on usein kovan työn takana. Hallitulla IT-varallisuuden hoitamisella ajantasainen tieto on aina saatavilla, muutostilanteet hoituvat sujuvasti ja omaisuudesta saadaan paras hyöty irti koko elinkaaren ajan.
IT-varallisuuden seurannasta niiden hallintaan
Yritysten johdossa kiinnitetään vähän huomiota IT-omaisuuden hallintaan. Dataa IT-varallisuudesta on kyllä olemassa, mutta sitä pitää usein kaivaa monesta eri järjestelmästä, se voi olla monenkirjavassa muodossa ja ajantasaisen tiedon kokoon haaliminen voi vaatia paljon manuaalista työtä.
Pelkän seurannan sijaan omaisuutta kannattaa myös johtaa ja hallita.
IT-omaisuuden hallinta tarjoaa näkyvyyden muun muassa seuraaviin asioihin:
- mitä laitteita ja järjestelmiä yrityksellä ja kullakin kustannuspaikalla milläkin hetkellä on
- missä vaiheessa elinkaarta tai leasing-kautta ne ovat
- missä omaisuus fyysisesti sijaitsee
- kuinka aktiivisessa käytössä laitteet ja lisenssit ovat
- mitkä omaisuuden kustannukset ovat
- mikä on laitteen historia
Muutostilanteisiin automaatiota
Tyypillinen koetinkivi seurannan toimivuudelle ovat työjärjestelyjen muutokset. Jos työntekijä esimerkiksi vaihtaa toimipistettä tai kustannuspaikkaa, kohdentuvatko IT-kulut oikein? Onko siirtymään liittyvä prosessi hiottu tehokkaaksi, vai vaatiiko muutos manuaalista työtä? Ovatko tietojen päivityksen vastuut selvillä, ja moneltako henkilöltä siirtymä vaatii toimenpiteitä? Muutostilanteet aiheuttavat usein työtä, joka ei näy yrityksen johtoportaalle asti.
Ihannetapauksessa tietojenpäivitysprosessi on automatisoitu, ja omaisuudenhallintaan tarkoitettu työkalu hoitaa tietojen päivittämisen järjestelmään nopeasti ja virtaviivaisesti. Jos laitevaihtoa hoitaa firman IT-osastolla esimerkiksi viisi henkilöä, jatkossa voi riittää vaikkapa kolmen henkilön työpanos. Tällöin vapautuu kaksi kokonaista henkilötyövuotta käytettäväksi tuottavampiin työtehtäviin.
Automatisoinnilla ja toimivalla työkalulla päästään pois ylimääräisestä taulukoiden pyörittelystä ja tarpeettomasta työkuormasta. Kun manuaalinen työ vähenee, moni kokee myös työn mielekkäämpänä ja tehokkaampana. Se puolestaan lisää henkilöstön viihtyvyyttä, sitoutuneisuutta ja tuottavuutta.
Tulevaisuus on kestävä ja resurssitehokas
Hyvä uutinen on se, että siinä missä vanhat koneet vietiin aiemmin kaatopaikalle, nykyään on olemassa selkeät jälkimarkkinat käytetyille ja vuokratuille koneille. Laitteen elinkaaren loppuvaiheen prosesseihin kuuluvat muun muassa laitteen tietoturvallinen tyhjentäminen, kuntomittaus ja jälleenmyynti.
Hyvän omaisuudenhallintaohjelmiston avulla voidaan hoitaa kätevästi myös loppuvaiheen toimenpiteet ja pitää laiterekisteri ajantasaisena. Esimerkiksi jälleenmyynti ja siten ympäristöystävällinen uusiokäyttö mahdollistavat selvän rahallisen hyödyn, ja samalla toimitaan kestävän kehityksen mukaisesti.
Kaikki yritykset hallinnoivat jo tavalla tai toisella IT-omaisuuttaan – joko johdonmukaisesti ja tehokkaasti tai mutu-tuntumalla tilannekohtaisesti luovien. Tehokkailla työkaluilla ja virtaviivaisilla käytännöillä voidaan tehostaa IT-hallintaa merkittävästi, hoitaa hankinnat taloudellisesti ja harkiten, saada tarkka näkyvyys IT-omaisuuden kustannuksiin, yksinkertaistaa niin muutostilanteita kuin auditointiakin sekä hallita IT-omaisuutta ennakoiden ja pitkällä aikavälillä. Eduista hyötyvät niin IT-tiimi, talousosasto, yritysjohto kuin loppukäyttäjätkin.
Kirjoittaja on Ville Lappalainen, joka on kokenut IT-alan ammattilainen ja toimii Netum Oy:ssä Product Ownerina.
Villellä on yli 25 vuoden kokemus monipuolisista tehtävistä Nokia Oyj:ssä, Eximap Oy:ssä ja Netum Oy:ssä liittyen mm. teknologiaan, projektijohtamiseen, IT-omaisuudenhallintaan sekä asiantuntija- ja tutkimustyöhön. Blogitekstien lisäksi Villen kirjallisiin tuotoksiin kuuluu Erilainen ote omaan talouteen -teos (Talentum 2014). Varhaisimmat opit omaisuudenhallintaan Ville sai Roope Ankalta, sillä hän oppi lukemaan Roope-setä-lehden avulla.