Netum

Blogi: L2D – Eli kuinka uudistaa tietojärjestelmät ilman turhia kuluja ja riskejä?

Iso uudistus täytyisi pitää aikataulussa, mutta IT-kehitys kestää odotettua kauemmin. Stressikäyrä nousee. Uhkakuvana mielessä väikkyy tilanne, jossa hommat seisovat mutta kulut juoksevat.

Kuulostaako tutulta?

Tietojärjestelmän vaihto uuteen ei suju useinkaan ilman kompastelua silloin, kun tavoitteena on uusia koko järjestelmä kerralla. Uudistuksen voi kuitenkin tehdä myös toisella tavalla, huomattavasti pienemmin riskein. IT-haasteiden ei tarvitse uhata koko projektin aikataulua.

Hallittu muutos onnistuu, kun tienviitaksi otetaan Netumin kehittämä malli L2D eli Legacy to Digi. ”Legacy” viittaa organisaation olemassa oleviin tietojärjestelmiin. Legacy on se osa järjestelmäkokonaisuutta, joka toimii – myös siirtymävaiheessa. Sitä ei kannata kerralla heittää pois uuden tieltä, vaan yhdistää turvallisesti uusiin palveluihin ja tekniikoihin.

Netumilla on paljon osaamista siitä, miten olemassa olevaa teknologiaa voidaan hyödyntää ja yhdistää uusiin järjestelmiin, kuten pilvipalveluihin. Lähdemme siitä, että asiakkaamme tarvitsee tietojärjestelmiä sekä vakaaseen liiketoimintaan että nopeisiin muutoksiin. Tiedämme, että on teknisesti täysin mahdollista yhtä aikaa huolehtia liiketoiminnan jatkuvuudesta ja suunnata ketterästi kohti uutta.

 

Järkeä digihankintoihin

Joskus on tilanteita, joissa on pakko tehdä ”big bang” eli vaihtaa koko järjestelmä kerralla. Kuitenkin useimmiten uutta voidaan ottaa käyttöön osio kerrallaan, ja vanhasta luopua kokonaan vasta sitten, kun siihen ollaan valmiita.

Suomalaisille on tyypillistä innostua uusista teknologioista, ja innostuksen hetkellä vanha teknologia on lentämässä romukoppaan. Silloin digipöhinästä voi tulla yrityksen kompastuskivi – uusi teknologia ei tuokaan sitä tuottavuutta, mitä siltä on odotettu. Tutkimusyhtiö Gartnerin tunnettu hypekäyrä osoittaa, ettei uuteen teknologiaan välttämättä kannata vaihtaa silloin, kun pöhinä sen ympärillä on voimakkaimmillaan.

Voi olla valtava taloudellinen riski vaihtaa järjestelmä kertaheitolla. Jos siinä onkin huolellisesta testaamisesta huolimatta virhe, tuotanto voi pysähtyä tai laskut eivät lähde. Koko tietojärjestelmän uusiminen kerralla jäädyttää tyypillisesti legacyn kehittämisen jopa vuosiksi.

Isoissa kokonaisuudistuksissa vaatimukset ehtivät joskus vanhentua, ennen kuin uusia toiminnallisuuksia saadaan käyttöön. Usein uuden teknologian mahdollisuudet pystytään hyödyntämään paremmin, kun muutos tehdään pala kerrallaan.

 

Huolehtikaa IT-varannostanne!

On sitä paitsi taloudellisesti järkevää pitää huolta hankitusta IT-varannosta ja sovittaa uudet järjestelmät yhteen sen kanssa. Kannattaa muistaa, että yrityksen IT-varanto ei koostu vain laitteista ja ohjelmistoista vaan myös osaamisesta ja kyvykkyydestä.

Usein isojen yritysten IT-varannoissa on paljon päällekkäisyyttä. Yksi on tilannut yhtä ja toinen toista. Päällekkäisistä lisensseistä maksetaan turhaan.

Ennen kuin ryhdyt uudistamaan, selvitä siis yrityksesi IT-varannon nykytila: missä vaiheessa elinkaartaan eri osatekijät ovat, paljonko lisäarvoa ne tuottavat ja toisaalta mitkä ovat ylläpitokustannukset.

 

Digikunnossa kaiken ikää

Hyvään digikuntoon pyrkivä organisaatio valitsee IT-kumppaninsa ja tietojärjestelmänsä huolella, mutta myös kannustaa henkilöstöään seuraamaan digiympäristön muuttumista. Tärkeää on luoda sellaista työkulttuuria, jossa esimerkiksi sosiaalisen median palveluita opetellaan käyttämään työn ohessa. Työelämän sovellukset kehittyvät tyypillisesti samanlaisiksi kuin arjen some.

Toisaalta, nuori sukupolvi jopa odottaa samoja hyviä toiminnallisuuksia, joihin he ovat tottuneet digilaitteiden täyttämässä arjessaan. Tietojärjestelmien kankea käytettävyys on pari-kolmekymppisille työntekijöille erittäin turhauttavaa.

Nykypäivää on sekin, ettei henkilöstöä jätetä yksin sopeutumaan uuteen. IT-ala alkaa vasta ymmärtää sitä, miten haastava asia tietojärjestelmien uudistaminen on henkilöstölle. Nykyaikainen IT-yritys tarvitsee myös psykologista silmää.

 

Jari Jokinen
Johtava konsultti
Netum Oy

 

Netum