EU:n uusi verkkolaskudirektiivi (2014/55) asettaa vaatimuksia julkisten hankintojen laskutusaineistoille. Suomessa verkkolaskulaki (HE 256/2018 vp) laajentaa direktiiviä kansallisesti ja ulottaa muutokset myös yksityiselle sektorille. Muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta kaikkien on päivitettävä laskutusaineistonsa 1.4.2020 mennessä.
Julkishallinnon kanssa kauppaa tekevät yritykset tulevat muuttamaan laskutuskäytäntöjään uuden standardin mukaisiksi. Erityyppisten verkkolaskuaineistojen tuottaminen aiheuttaa laskuttajalle turhaa työtä, joten uudet käytännöt tulevat leviämään myös B2B-kauppaan.
Lisäksi verkkolaskulaki antaa elinkeinonharjoittajille oikeuden edellyttää EU-direktiivin mukaisia laskuja. Lain mukaan hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta lain määrittelemässä sähköisen laskun muodossa.
Standardin semanttinen malli määrittelee laskun ydintiedot
Verkkolaskudirektiivin tavoitteiden toteuttamiseksi eurooppalainen standardointijärjestö CEN on toteuttanut EU:n pyynnöstä semanttisen mallin verkkolaskun ydintietojen määrittelemiseksi. Mallin avulla voidaan varmistua siitä, että laskun tiedot eivät muutu, kun se lähetetään järjestelmästä toiseen.
Pakollisia tietoja ovat muun muassa:
- Verokohteluun liittyvät koodit, kuten arvonlisäverotusta koskeva BT-112
- Laskun eri osapuolten maakoodit osoitetiedoissa (ISO 3166-1 koodi)
- Laskutus- ja hinnoitteluyksikön ilmoittaminen UN/ECE:n mukaisina koodeina
- Sopimukseen perustuvalla laskulla sopimusnumeron ilmoittaminen jo laskun otsikkotason tiedoissa
Finvoice 3.0 -versio sisältää standardin edellyttämät tietokentät
Finvoice -verkkolaskuformaatin avulla voit lähettää semanttisen mallin mukaisia laskuja. Uuteen 3.0 -versioon on lisätty standardin vaatimukset täyttäviä tietokenttiä, joita aiemmassa versiossa ei ollut. Näitä tietoja ovat esimerkiksi verokohtelukoodit, jotka ovat jatkossa pakollisia verkkolaskustandardin mukaisissa laskuissa. Standardin semanttisessa mallissa arvonlisäverotuksen eheystarkistukset perustuvat juuri niihin.
Standardin noudattamatta jättäminen voi olla riski tulevaisuuden kaupankäynnille
Kotimaisten laskuttajien on syytä täydentää laskuaineistonsa uusien vaatimusten mukaisiksi, sillä verkkolaskulaki koskee kaikkia paitsi B2C -kauppaa ja pienimuotoista liiketoimintaa (alle 10000€) harjoittavia yrityksiä.
Päivittämättömät tiedot voivat olla riski yrityksellesi, sillä uusi lainsäädäntö antaa ostajalle mahdollisuuden vaatia standardin mukaista verkkolaskua. Aineisto voidaan pahimmassa tapauksessa hylätä, jos se ei täytä standardin vaatimuksia. Samoin laskutuksen automaatio edellyttää yhtenäisiä versioita, ja päivittämätön laskutusjärjestelmä voi muodostua esteeksi kaupankäynnille.
Puuttuvat tai virheelliset sanomat voivat aiheuttaa jopa vuosien selvitystyön
Laskujen puutteelliset tai virheelliset tiedot on täydennettävä manuaalisesti, mikä vie aikaa ja pitkittää laskutusprosessia. Jos täydennykset tai korjaukset jätetään tekemättä, jää myös lasku maksamatta. Esimerkiksi puuttuvat kohdistustiedot on lisättävä manuaalisesti, jotta lasku voidaan kohdistaa oikealle kustannuspaikalle. Laadukas tietosisältö vähentää virheitä, kun esimerkiksi laskun kohdentamisessa käytettävät viitteet, projekti- ja tilausnumerot on määritelty täsmällisemmin.
Truugo sisältää valmiit Finvoice 3.0-testipenkit
Jos olet epävarma siitä, onko laskuaineistosi standardin mukainen, voit varmistaa sen helposti Truugon avulla. Se on sähköisten asiakirjojen, kuten laskujen rakenteen, sisällön ja eheydentarkistamiseen tarkoitettu testauspalvelualusta verkossa. Se sisältää valmiit Finvoice 3.0 -testipenkit, jotka nopeuttavat ja helpottavat sanomien tarkistusta. Sinun ei tarvitse tuntea standardin sisältöä läpikotaisesti – Truugo tuntee sen puolestasi. Se on kustannustehokas ja ketterä tapa hankkia selkeä kuva siitä, vastaavatko sanomasi uusia vaatimuksia.
Lisää tietoa Finvoice-testauksesta: https://www.truugo.com/fi/finvoice/
Uusi verkkolaskutusdirektiivi (2014/55/EU) velvoittaa hankintayksiköitä julkisissa hankinnoissa vastaanottamaan ja käsittelemään laskuja, jotka noudattavat direktiiviin kytkeytyvää verkkolaskustandardia. Muutoksen takaraja on 17.4.2019.
Verkkolaskustandardi (EN 16931-1:2017) taas määrittelee verkkolaskun semanttisen tietosisällön ja asettaa sisältövaatimuksia julkishallinnolle osoitetuille laskuille.
Semanttinen malli on käytännön ohjeistus siihen, miten direktiivin ja standardin vaatimusten mukaiset laskut tulee rakentaa. Se sisältää muun muassa tarkat kuvaukset vaadituista tietokentistä.
Julkisen sektorin asiakas, tarvitsetteko apua muutoksessa? Olemme mukana seuraavissa Hansel-sopimuksissa:
- KL Kuntahankinnat Oy:n KLKH160
- IT-konsultoinnin pienhankinnat
- IT-konsultointi 2018–2022 DPS
- Johtamisen ja kehittämisen konsultointipalvelut 2017 - 2021
Juha Ikävalko
Tuotepäällikkö
AgentIT Finland Oy