‹ Asiakastarinat

Maahanmuuttoviraston uusi Tellus-järjestelmä on tuonut Tomi Jääskeläisen (vas.) ja Daniel Grantin arkeen väljyyttä vähentämällä rutiininomaisia työtehtäviä.

Case: Optimizely-pohjainen maatietoportaali tuo sujuvuutta Maahanmuuttoviraston arkeen

Maahanmuuttoviraston Tellus-maatietoportaali toimii tärkeänä tietolähteenä eri toimijoille, jotka tarvitsevat päätöstensä tueksi ajantasaista tietoa maahantulijoiden lähtömaista. Järjestelmä uudistettiin kokonaan hyödyntäen Optimizely-teknologiaa (ent. Episerver), joka tehostaa sisällönhallintaa. Uusi nykyaikainen Tellus-portaali sujuvoittaa huomattavasti niin tutkijoiden, päätöksentekijöiden kuin järjestelmää hallinnoivan tiiminkin työtä.

Tellus-maatietoportaali sisältää kasvavan määrän Maahanmuuttoviraston tutkijoiden tuottamaa tietoa esimerkiksi lähtömaiden poliittisesta tilanteesta, humanitäärisistä oloista ja turvallisuudesta. Uudistuksen tavoitteena oli luoda järjestelmä, josta tarvittava tieto löytyy vaivattomasti ja sitä on helppo hyödyntää. 

Hyvä esimerkki sujuvammasta työskentelystä on entistä näppärämpi kyselytoiminto, jolla päätöksentekijät voivat lähestyä tutkijoita asioissa, joihin eivät löydä valmista vastausta. Tutkijoiden vastaukset kysymyksiin tulevat osaksi Telluksen sisältöä. 

 

Uudessa järjestelmässä kyselyn vaihe on näkyvissä ja kysyjä ja tutkija voivat viestiä keskenään. Se poistaa välikäsiä ja tuo uudenlaista flow’ta päätöksentekijöiden ja maatietopalvelun yhteistyöhön. Aiemmin jouduimme välittämään paljon tietoa manuaalisesti, kertoo Maahanmuuttovirastossa suunnittelijana toimiva Daniel Grant.

Uuden Telluksen julkinen puoli tarjoaa suurelle yleisölle rajatun pääsyn Maahanmuuttoviraston tuottamaan tietoon. Se palvelee esimerkiksi toimittajia, joilla on tarve saada luettavakseen viimeisimmät julkiset raportit.

Optimizelylla käytettävyyttä ja parempi hallinta sisältöön  

Maahanmuuttoviraston vanhalla Tellus-järjestelmällä alkoi olla kilometrejä takana, sillä se oli otettu käyttöön 2000-luvun alussa. Vanhasta järjestelmästä otettiin mukaan tiettyjä toimintamalleja sekä olemassa oleva data Maahanmuuttoviraston tarpeiden ja Netumin Legacy to Digi -toimintamallin mukaisesti. Uusi Tellus-portaali rakennettiin lähes kokonaan tyhjästä. 

Perustaksi valittiin Optimizely-teknologia, joka tarjoaa toimivat työkalut tehokkaaseen sisällönhallintaan. Kehityksessä säästyi työaikaa, koska Optimizelyn toiminnallisuudet olivat sellaisenaan tarkoitukseen sopivat ja niitä päästiin saman tien laajentamaan Maahanmuuttoviraston toiveiden mukaan.  

Telluksella on paljon käyttäjiä, mikä vaatii teknologialta myös suorituskykyä ja intuitiivisuutta. Optimizely-pohjainen järjestelmä on nopea ottaa haltuun, ja se antaa entistä vapaammat kädet sisällön muokkaamiseen ja hallintaan. 

– Ylläpidon puolella pystymme tekemään uudessa järjestelmässä paljon enemmän, esimerkiksi lisäämään julkaisijoita ja asiasanoja. Tämä oli tärkeä tavoite, joka saavutettiin, kertoo Tomi Jääskeläinen, toinen projektissa mukana olleista Maahanmuuttoviraston suunnittelijoista. 

Ensimmäisenä katse kokonaiskuvaan 

Projektin alussa käytiin tarkasti läpi paitsi järjestelmään kohdistuvat tarpeet, myös Maahanmuuttoviraston toimintatavat ja prosessit. Jääskeläinen ja Grant arvostavat sitä, että ennen työkalun työstämistä muodostettiin hyvä kokonaiskuva. 

– Alusta asti tuli vaikutelma, että Netumin ihmiset omaksuivat asioita todella nopeasti. Maahanmuuttoviraston ala on hyvin spesifi, mutta he ottivat aiheet ja tarpeet omakseen lyhyessä ajassa, kiittää Jääskeläinen. 

Koska Tellus-järjestelmä sisältää salassa pidettävää tietoa, vaati myös kehitysprojekti korkean tason tietoturvaa. Ennen aloittamista tehtiin vaitiolositoumukset ja turvallisuusselvitykset. Kehitystiimillä ei ollut suoraa pääsyä vanhaan järjestelmään, mutta tarvittava tieto siirtyi ahkeralla kokoustamisella. 

Netumin Jarno Rostedt (vas.), Antti Arpiainen ja Ville Viljanen tutustuivat projektin aluksi syvällisesti Maahanmuuttoviraston toimintaan ja tarpeisiin.

 

Rentoa ja ketterää yhdessä tekemistä 

Kehitystyö tapahtui ketterällä scrum-mallilla, jossa tehdään tiheään tahtiin demoja, kerätään palautetta ja korjataan tarvittaessa kurssia. Projekti eteni kahden viikon sprinteissä, joiden välissä tarkasteltiin yhdessä aikaansaannoksia, tulevia askeleita ja kehittämisen suuntaa. Grant ja Jääskeläinen kiittävät rentoa ja joustavaa yhteistyötä, jossa roolit olivat selvät ja projektitiimi helposti lähestyttävä. 

– Tuntui siltä kuin olisi tehnyt töitä kavereiden kanssa. Yhteyttä voi ottaa matalalla kynnyksellä, eikä mitään jäänyt tekemättä tai selvittämättä siksi, ettei olisi uskaltanut kysyä, Grant kehuu. 

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori pitää projektissa huolen teknisestä infrasta sekä valtion hallinnoimaan turvallisuusverkkoon (TUVE) liittyvistä yksityiskohdista. Maahanmuuttoviraston ja Netumin tiivis yhteistyö jatkuu sovelluksen ylläpidon merkeissä.  

Näin ryhdyt fiksusti isoon järjestelmäuudistukseen – Daniel Grantin ja Tomi Jääskeläisen vinkit

1. Kokoa kattava projektitiimi, jonka jäsenillä on selkeät tehtävät. Etsi organisaatiosta ne ihmiset, jotka tietävät jotain tärkeimmistä tarpeista ja toiminnallisuuksista. ”Pidä kuitenkin tiimi suhteellisen pienenä, jotta vältyt ylimääräiseltä säätämiseltä.”

2. Keskity aluksi kriittisimpiin ominaisuuksiin ja anna yksityiskohtien tarkentua projektin edetessä. ”Älä jää suunnittelemaan liian pitkäksi aikaa, vaan lähde rohkeasti tekemään, kun olennaiset asiat ovat selvillä.”

3. Ota mallia edellisistä, onnistuneista projekteista – mutta pidä mieli avoinna ja sopivan kriittisenä. ”Laita vanhoista järjestelmistä muistiin tarpeellinen ja jätä se, mikä ei toimi.”