Tutkijan työpöytä – edelläkävijäratkaisu HUSin tieteellisen tutkimuksen hallinnoinnin automatisointiin
HUSin Tutkijan sähköinen työpöytä nivoo yhteen tutkijat, viranomaiset ja hallintohenkilökunnan HUSin terveyden tutkimuksen lupien hallinnoinnissa. Tutkimusprojektien hallinta on nyt helpompaa ja hakemusprosessit menevät nopeammin läpi automatisoinnin ansiosta.
Tutkimusluvan saaminen on yhä kompleksisempi prosessi, joka vaatii monen asiantuntijan panoksen eri vaiheissa. Hankesuunnitelmat liitteineen, budjetit ja eettiset lausunnot asettavat haasteita tietojärjestelmille: kompleksiset prosessit on luotava käyttäjille helpoiksi ja nopeiksi.
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri on jo pitkään virtaviivaistanut tutkimusprojektejaan. Yhteistyö Netumin kanssa alkoi vuonna 2011, jolloin rakennettiin yhteinen virtuaalinen työpöytä tutkijoille, viranomaisille ja hallinnolle.
Nyt Netumin kanssa työstetään uutta versiota Tutkijan työpöydästä. Parannukset kohdistuvat erityisesti käytettävyyteen: automaation astetta kasvatetaan entisestään ja saavutettavuus viedään askeleen pidemmälle. Lisäksi järjestelmää päivitetään muuttuvan lainsäädännön vaatimuksiin, mm. terveystiedon toisiokäytön prosesseihin.
- Tavoitteena on, että kuka tahansa voi ja osaa käyttää Tutkijan työpöytää. Alusta on paitsi HUSin, myös ulkopuolisten tutkijoiden ja toimeksiantajien käytössä, joten helppokäyttöisyys on keskiössä, kuvailee Netumin projektipäällikkö Christoffer Brunberg.
Sovelluspohjaisen palvelun uudistettu työnkulku ohjaa käyttäjää proaktiivisesti läpi hakemusprosessin. Yksilöllinen tilannekuva tarjoaa käyttäjälle selkeän näkymän siihen, mikä on ajankohtaista juuri nyt omissa hankkeissa.
Merkittävä hyöty on lupahakemusten läpimenoaikojen lyheneminen niin, että pysytään tiukoissa läpimenoajoissa. Myös eettisten lausuntojen saaminen on Tutkijan työpöydän avulla nopeampaa.
- Hakemusprosessit kestävät nyt enää viikkoja eikä kuukausia. Terveyden tutkimuksen näkökulmasta on arvokasta saada tehostettua käsittelyä, sanoo Brunberg.
Hakemusprosessin sujuvoittamisen lisäksi Tutkijan työpöytä luo puitteet tutkimusprojektin parempaan hallintaan koko sen elinkaaren aikana. Lupa- ja lausuntoprosessien integrointi muihin palveluprosesseihin tekee käytöstä aiempaa vaivattomampaa. Budjetointiosio ja palkkiolaskutus helpottaa talouden seurantaa. Päällekkäisyydet on poistettu, eikä paperia tarvita missään prosessin vaiheessa. Opinnäytetyöhakemuksille on oma osionsa. Myös tietolupaprosessin tuki on tulossa.
Lainsäädännön uusimmat vaatimukset liittyvät myös saavutettavuuden parantamiseen, joka on syksyn kehitystyön ytimessä. Käytännössä järjestelmän uusimman version on oltava kenen tahansa käytettävissä esteettömästi, huomioiden esimerkiksi tekstitykset ja värikontrastit.
HUSin projektipäällikkö Markku Niemi on erityisen tyytyväinen projektin toteutukseen ketterin menetelmin.
- Netum reagoi nopeasti ja ymmärtää tarpeemme. Järjestelmä saadaan integroitua myös muihin digitaalisiin prosesseihimme kuten potilasrekisteritietoa tieteellisessä tutkimuksessa ja opetuksessa hyödyttävään tietoaltaaseen. Netum oppii aihealueen ja sen prosessit hyvin, joten odotan innolla yhdessä tekemistä, sanoo Niemi.
Toteutuksesta vastasi nykyisin Netum Group Oyj:hin kuuluva Cerion Solutions Oy. Netum Group Oyj osti Cerion Solutions Oy:n koko osakekannan 1.10.2021. Uuden organisaatiorakenteen myötä Cerionin työntekijät ja toiminnot siirtyivät Netum Oy:hyn 1.10.2022 ja virallisesti Cerion Solutions Oy sulautui Netum Oy:hyn 31.12.2022.