Tampereen seudun uusi integraatioratkaisu lisäsi tehokkuutta ja tiedon läpinäkyvyyttä: ”Ajansäästö merkitsee kustannussäästöjä”
Yli neljänsadan tuhannen asukkaan tietoja käsittelevä keskitetty integraatioalusta on tuonut Tampereelle ja sen kehyskunnille kustannustehokkuutta tiedon hallintaan. Käyttäjillä on nyt reaaliaikainen näkyvyys kaikkeen tietoon ja dokumentaatioon, jolloin aikaa ei enää tarvitse käyttää tiedon etsimiseen.
Tampere ja kahdeksan kehyskuntaa (Hämeenkyrö, Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Vesilahti ja Ylöjärvi) halusivat pari vuotta sitten uudistaa integraatioratkaisunsa. Tavoitteena oli modernimmat integraatioteknologiat ja ohjelmointirajapintojen (API) hallinta, jotta tiedonkulku olisi tehokkaampaa ja läpinäkyvämpää.
Kilpailutusprosessin voitti Netum, ja hihat käärittiin syksyllä 2024 työn käynnistämiseksi. Tampereen ICT-infrastruktuuripalveluiden projektipäällikkö Maarit Vehviläinen kuvailee kustannustehokkuuden ohella tiedon hyödyntämisen mahdollisuuksia uudistuksen tärkeimmiksi ajureiksi.
– Tiedon jakaminen, hallinta ja ylläpito tapahtuu nyt yhden alustan kautta, mikä on valtava etu yhdeksän eri kunnan tarpeisiin vastaamisessa. Dokumentaatio on ajantasaista ja kaikkien käyttäjien helposti saatavilla, jolloin aikaa säästyy, kun ei tarvitse selvitellä mistä mikäkin tieto löytyy. Ajansäästö tarkoittaa merkittäviä kustannussäästöjä, Vehviläinen sanoo.
Integraatioalusta on nyt kaupungin omassa hybridiympäristössä, joten alustan hallinta on vahvemmin omissa käsissä. Keskitetty alusta skaalautuu ja tarjoaa uusia toiminnallisuuksia tarpeen mukaan, mikä mahdollistaa ketterän reagoinnin toimintaympäristön muutoksiin. Tietoturva on myös parantunut uuden integraatioarkkitehtuurin myötä.
– Keskitetty ratkaisu on turvallisempi, koska se yhtenäistää tietoturvakäytännöt koko seutukunnassa, Vehviläinen sanoo.
Kehyskuntien tietohallintojohtaja Jani Alakoski kertoo uudistuksen tuoneen kehyskunnille poikkeuksellisen pääsyn huippumoderneihin ratkaisuihin.
– Tietotekniikassa suuruuden ekonomia jyrää. En tiedä muita pieniä ja keskisuuria kuntia, jotka pääsisivät nauttimaan näin korkeatasoisesta integraatioratkaisusta, Alakoski sanoo.
Kehyskunnat käyttivät edellistä alustaa vain osittain ja suuri osa integraatioista oli perinteisiä point-to-point-integraatioita. Uusi Frends-teknologiaan pohjautuva keskitetty alusta helpottaa olemassa olevien p2p-integraatioiden migraatiota. Erityisesti monitorointi on tehokkaampaa, mikä on elintärkeää yhteiskunnan toimivuuden kannalta kriittisen tiedon, kuten palkanmaksuun liittyvän datan, hallinnassa.
– Aiemmat integraatioratkaisut eivät esimerkiksi tunnistaneet virheeksi sitä, että yhdestä järjestelmästä toiseen ei siirtynyt lainkaan tietoja. Uudessa ratkaisussa on automaattinen hiljaisuuden monitorointi, eli tunnistamme poikkeamiksi paitsi virheelliset tiedonsiirrot, myös siirtymättä jääneet tiedot. Tämä on iso harppaus eteenpäin kaupungin tiedonhallinnassa. Integraatiojärjestelmähän käsittelee yli 400 000 asukkaan tietoja, Alakoski sanoo.
Hyödyt
- Kustannustehokkuus kasvaa: vapauttaa resursseja uusiin hankkeisiin
- Tietoturva ja virheidenhallinta paranee: Keskitetty alusta helpottaa hallintaa, monitorointia ja nopeuttaa reagointia virheisiin
- Vastaa tuleviinkin tarpeisiin: Alusta skaalautuu ja tarjoaa uusia toiminnallisuuksia tarpeen mukaan
- Tiedon läpinäkyvyys paranee: käyttäjillä on pääsy kaikkeen tietoon reaaliajassa
- Ketteryys kasvaa: Tiedon laadun kasvaessa reagointi toimintaympäristön muutoksiin on helppoa
- Ajansäästö: Keskitetty alusta ja läpinäkyvä data säästää tiedon hakuun käytettyä aikaa
Koskettaa satoja tuhansia asukkaita
Projekti on yhteiskunnallisestikin vaikuttava. Alustalla hallinnoidaan yhdeksän kunnan asukkaiden ja yritysten tietoja varhaiskasvatuksesta ja sähköyhtiöistä aina palkanmaksuun ja joukkoliikenteeseen asti. Tämän kokoluokan integraatiouudistukset tunnetaan usein raskaina ja pitkäkestoisina prosesseina. Netumin integraatioratkaisujen johtaja Juho Elometsä kertoo alkuperäisen aikataulun kuitenkin pitäneen.
– Olemme pysyneet aikataulussa ja budjetissa koko projektin ajan. Maltilliset kustannukset per integraatio ovat yllättäneet asiakkaan positiivisesti, sanoo Elometsä.
Moniorganisaatiomalli on tuonut oman sävynsä projektiin. Koordinoitavaa on riittänyt, kun yhdeksän erillistä kuntaorganisaatiota, joita sitoo maantiede ja yhteinen intressi, operoi samalla alustalla, kuvailee projektin palvelupäällikkönä toimiva Pekka Nieminen Netumilta. Nieminen on vastannut koko projektin elinkaaren aikana sen toimivuudesta: alussa määrittelemässä toimintamalleja ja tällä hetkellä sekä hallinnollisena että palveluun liittyvänä vastuuhenkilönä.
– Itse tuotteen käyttöönotto on nopeaa, ja isoin työ onkin usein prosessipuolella. Hankkeissa on aina varmistettava, että organisaatioiden toimintamallit ovat linjassa uuden ratkaisun kanssa, Nieminen sanoo.
Projekti käynnistyi syksyllä 2024 arkkitehtuurin määrittelyillä, jonka jälkeen toteutettiin alustan pystytys. Työskentely toteutettiin työpajavetoisesti, mikä mahdollisti nopean tiedon kulun ja ketterän päätöksenteon. Alkuvuonna 2025 käynnistyi pilotointi, jossa kymmenkunta integraatiota siirrettiin vanhalta alustalta uudelle. Tällä hetkellä uuteen ympäristöön on siirretty reilut sata integraatiota noin kolmestasadasta, ja kesään 2026 mennessä pitäisi siirtojen olla valmiit.
Migraatiovaiheen jälkeen kumppanuus muuttuu jatkuviksi palveluiksi, keskittyen integraatioympäristön operointiin, jatkokehitykseen sekä uusiin integraatioihin. Uusia integraatioita onkin tulossa toteutukseen kiihtyvään tahtiin. Elometsä kertoo yhteistyön olleen tiivistä ja jatkuvan sellaisena myös tulevaisuudessakin.
– Kommunikointi on mutkatonta asiakkaan kanssa, ja on ollut hienoa olla mukana näin merkittävässä projektissa heidän kanssaan, Elometsä sanoo.
Vehviläinen Tampereen kaupungilta kiittää myös yhteistyön laatua ja Netumin aktiivisuutta.
– Netumin suunnalta ollaan erittäin proaktiivisia ehdottamaan uusia kehitysideoita. Jatkuvaa kehittymistähän tämä on, Vehviläinen toteaa.
Netumin integraatioratkaisujen johtaja Juho Elometsä
Tekniset ratkaisut
- Frends-integraatioalusta
- Hybridi-alusta, joka toimii sekä omilla palvelimilla että pilvessä
- Frendsin keskitetty hallinta-, kehitys- ja valvontapaneeli
- Low-code kehitystyökalut ja valmiit connectorit
- Frendsin sisäänrakennettu API-hallinta