KEHAn tietohallinnon palvelutuotannon ryhmäpäällikkö Arto Nykänen arvostaa Netumin ja KEHAn pitkässä yhteisessä historiassa erityisesti sitä, että projektit sujuvat aikataulussa ja kommunikointi toimii aina mutkattomasti.
Case: Virtuaalinen työasemaratkaisu URA VDI auttaa tuomaan työllisyyspalvelut lähemmäs kuntalaisia
Kun osa TE-toimistojen töistä siirrettiin kuntakokeilun myötä kuntien hoidettaviksi, jopa tuhansien virkailijoiden oli päästävä käyttämään URA-sovellusta omilta tietokoneiltaan. Netumin kehittämä URA VDI on virtuaalinen työasemaratkaisu, jonka avulla työllisyyspalvelut saadaan osaksi kuntien toimintaa ilman massiivisia laiteinvestointeja tai uusien tietoverkkojen vetämistä.
Järjestelmän kehitystyön tilannut KEHA-keskus tuottaa ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintopalveluja ja on Netumin pitkäaikainen asiakas.
“TE-toimistojen URA-sovellus sisältää suomalaisten työnhakijoiden tiedot. Kaikki työllistämiseen liittyvät asiat ja koko työnhaun prosessi tapahtuvat sovelluksessa”, Netumin järjestelmäasiantuntija Tero Hietanen kertoo. “Aikaisemmin sovellus on perinteisesti asennettu TE-toimiston virkailijan työasemalle. Kehitimme URA VDI -ratkaisun KEHAn tarpeeseen saada kuntakokeilun mahdollistamiseksi järjestelmä, joka toimisi selaimen kautta millä tahansa laitteella.”
Tavoitteena työllisyyspalveluiden paikallisuus
Kuntakokeilu pohjautuu Suomen nykyisen hallituksen hallitusohjelmaan, jonka yhtenä päätavoitteena on työllisyyden parantaminen. Mukana kokeilussa on 118 kuntaa. Vuoden 2023 kesäkuulle asti kestävän kokeilun aikana kuntien vastuulle siirtyy noin 220 000 TE-toimistojen asiakasta.
“Kuntakokeilulla halutaan vahvistaa kuntien roolia työllisyyspalveluiden järjestäjänä. Tarkoituksena on siis saada työllisyyspalveluiden asiakkaat paremmin kiinni paikallisesti”, KEHAn tietohallinnon Ohjaus ja kehittäminen -ryhmän päällikkö Mika Koskinen kuvailee.
“Kuntakokeilun ensimmäisessä vaiheessa on tarkoitus testata, miten kunnat onnistuvat tarjoamaan työ- ja elinkeinopalveluita. Kuntien työllisyyspalvelut eivät selviäisi niille siirtyneistä asiakasmääristä ilman lisäkäsiä, joten TE-toimistoista siirtyy kuntakokeilun aikana noin 1100 henkilötyövuotta kuntien avuksi. Yhteinen järjestelmä, jossa asioita hoidetaan päätelaiteriippumattomasti, on kokeilun onnistumiselle elintärkeä."
Opit käyttöön edellisestä kuntakokeilusta
Yrityskoordinaattori Jorma Salmi Tampereen kaupungin työllisyys- ja kasvupalveluista on ollut mukana myös edellisessä kuntakokeilussa vuonna 2018. Salmen monipuoliseen työnkuvaan kuuluu paljon URA-sovelluksessa tehtäviä toimenpiteitä, kuten työnantajien tietojen päivittämistä, avointen työpaikkojen ja työnhakijoiden yhteen saattamista sekä starttirahahakemusten käsittelyä.
“URA on elintärkeä järjestelmä työnhakijoiden tietojen käsittelyssä ja siinä, että työnantajat ja työnhakijat löytävät toisensa. Kun kuntakokeilu alkoi maaliskuussa 2021, pelkästään Tampereelle siirrettiin 19 000 työnhakijaa kerralla”, Jorma Salmi kuvailee. “Edellisen kuntakokeilun aikana minulla oli erillinen työasema URAn käyttöä varten ja toinen tietokone muiden asioiden hoitoon. Nyt voin hoitaa kaiken yhdellä työasemalla. Edelliseen kuntakokeiluun verrattuna tämä on kyllä aivan huomattava parannus.”
KEHAn tietohallinnon palvelutuotannon ryhmäpäällikkö Arto Nykänen lisää, että nykyinen kuntakokeilu on kooltaan huomattavasti edellistä suurempi ja olisi vaatinut merkittäviä laiteinvestointeja ilman URA VDI:tä. “Se helpottaa kokeilua todella paljon ja keventää myös hallinnointikuormaa, kun sitä voidaan käyttää millä tahansa työasemalla eikä sen käytön takia tarvitse vetää uusia tietoverkkoja.”
Tampereen kaupungin työllisyys- ja kasvupalveluiden Jorma Salmi käyttää URA VDI:tä työssään päivittäin. “Järjestelmä on alun opettelun jälkeen toiminut erittäin hyvin”, Jorma toteaa.
Skaalautuvuus takaa järjestelmän toiminnan
URA VDI taklasi samanaikaisesti kaksi työvoimapalveluiden haastetta, kun myös koronapandemian aiheuttama etätyön merkittävä lisääntyminen vauhditti tarvetta virtuaaliselle työasemaratkaisulle. Työllisyyspalveluiden aikaisempaa verkko- ja palvelininfrastruktuuria ei ollut mitoitettu nykyisen kaltaista etätyökuormitusta varten.
“Pilveen rakennettu URA VDI skaalautuu suurestikin vaihteleviin käyttäjämääriin. Koska ei ole vielä varmaa tietoa siitä, kuinka paljon käyttäjiä järjestelmällä tulee lopulta olemaan, se suunniteltiin niin, että kantokyky kestää isotkin vaihtelut käyttäjien määrässä”, kertoo palveluvastaava, järjestelmäasiantuntija Valtteri Vilavuo Netumilta.
“Järjestelmä on myös monistettavissa monenlaisiin etätyömahdollisuuksiin ja -ympäristöihin, joten sitä on tulevaisuudessa mahdollista hyödyntää laajasti.”
Myös käyttäjätuki on toiminut hyvin. “Netumin Service Desk palvelee käyttäjiä ongelmatilanteissa, ja järjestelmänvalvonta takaa, että päivystäjät hoitavat häiriötilanteet usein ennen kuin käyttäjät ehtivät niitä huomatakaan.”
Taattua tietoturvaa
Myös URA VDI:tä päivittäin käyttävä Jorma Salmi on ollut tyytyväinen järjestelmän toimintaan arjessaan: “Järjestelmä on toiminut hyvin alkuvaiheen pienten haasteiden jälkeen. Käyttöönottovaiheen tunnistautuminen on aiheuttanut aluksi päänvaivaa osalle käyttäjistä, mutta muutoin kaikki toimii mallikkaasti.”
Netumin Tero Hietanen kertoo, että kaksivaiheinen tunnistautuminen on tärkeä tietoturvaa parantava ominaisuus. “Tietoturvatiimi oli suuressa roolissa URA VDI:n kehitystyössä. Kirjautuminen menee Citrixin kautta, itse ohjelma pyörii puolestaan Microsoftin Azuressa. Näin voimme saada tiedon siitä, että käyttäjien tunnuksilla olisi esimerkiksi normaalista poikkeavaa tai epäilyttävää toimintaa.”
KEHAn Mika Koskinen painottaa, että tietoturvan ja -suojan huomioiminen on ehdottoman tärkeää, kun suunnitellaan järjestelmiä monen eri toimijan, kuten kuntien ja valtion yhteiskäyttöön. “Työllisyyspalveluiden asiakasjärjestelmässä on paljon salassa pidettävää tietoa. Kumppani, joka osaa ottaa huomioon tietoturvavaatimukset lain vaatimalla tavalla, on meille elintärkeä.”
Pitkä yhteistyö tuo varmuuden ja luottamuksen
Yhteistyö KEHAn ja Netumin välillä on jatkunut jo pitkään, mikä on tuonut myös URA VDI:n kehitysprosessiin oman positiivisen lisänsä.
“Netum on ollut meille hyvin luotettava kumppani jatkuvien palvelujen tuottamisessa, ja alusta saakka hirveän ketterä. Se on iso etu, että he pystyvät mukautumaan vaihtuviin tarpeisiimme nopeasti. Meillä saattaa tulla nopeastikin uusia projekteja, kuten kokeiluhankkeiden käynnistämistä ja lakimuutoksia. Netum toimii aina nopeasti”, Arto Nykänen KEHAlta kertoo.